Политика в отношении обработки персональных данных
Политика в отношении обработки и защиты
персональных данных собственников и пользователей помещений в
многоквартирных домах ОАО «Орел-ЖЭК»
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской
Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным
законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативными
актами в области защиты персональных данных, действующими на территории
Российской Федерации.
1.2. ОАО «Орелжилэксплуатация» является оператором, осуществляющим
обработку персональных данных субъектов.
1.3. Основные понятия, используемые в Политике:
- управляющая компания - юридическое лицо независимо от организационно-
правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, управляющие
многоквартирным домом на основании договора управления многоквартирным домом,
заключённого с клиентом;
- клиент - собственник помещения в многоквартирном доме, жилого дома,
домовладения, а также лицо, пользующееся на ином законном основании помещением в
многоквартирном доме, жилым домом, домовладением, потребляющее коммунальные
услуги;
- услуги управляющей компании - действия управляющей компании по оказанию услуг и вьшолнению работ по управлению, по надлежащему содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, предоставлению коммунальных услуг собственникам помещений в таком доме и пользующимся помещениями в этом доме лицам, осуществление иной направленной на достижение целей управления многоквартирным домом деятельности;
- персональные данные - информация, сохраненная в любом формате относящаяся
к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу
(субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой
информацией, имеющейся в распоряжении управляющей компании, позволяет
идентифицировать личность Клиента;
- обработка персональных данных - действия (операции) с персональными
данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление,
изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание,
блокирование, уничтожение персональных данных;
распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных
действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иньм образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения
оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не
допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия
иного законного основания.
1.4. Настоящая Политика устанавливает порядок обработки персональных данных
Клиентов, для которых Управляющая компания осуществляет весь спектр услуг по
договору управления или по договору оказания услуг по содержанию и (или) выполнению
работ по ремонту общего имущества.
1.5. Настоящая Политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками
Управляющей компании, описывает основные цели, принципы обработки и требования к
безопасности персональных данных в Управляющей компании.
1.6. Настоящая Политика разработана с целью защиты прав и свобод человека и
гражданина при обработке его персональных данных.
Персональные данные обрабатываются в целях исполнения договора по предоставлению услуг, одной из сторон которого является Клиент. Управляющая компания собирает данные только в объеме, необходимом для достижения указанной в пункте 2.2. настоящей Политики цели.
Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Управляющей компании.
2. Принципы и цели обработки. Состав персональных данных
2.1. Обработка персональных данных Управляющей компанией осуществляется на
основе принципов:
обработка персональных данных Клиентов осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим нормативным актам и целям обработки персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
персональные данные Управляющая компания получает только у самого Клиента;
- при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных
данных, их достаточность, а в необходимых случаях актуальность по отношению к целям
обработки персональных данных.
Управляющей компанией принимаются необходимые меры по уничтожению (удалению) либо уточнению неполных или неточных данных.
2.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится
Управляющей компанией с целью исполнения договорных и иных гражданско-правовых
отношений при осуществлении Управляющей компанией хозяйственной деятельности,
повышения оперативности и качества обслуживания Клиентов.
2.3. Управляющей компанией обрабатываются следующие категории персональных данных:
анкетные данные (фамилия, имя, отчество, число, месяц, год рождения и др.);
паспортные данные;
адрес регистрации;
адрес места жительства;
семейное положение;
статус члена семьи;
наличие льгот и преимуществ для начисления и внесения платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги;
сведения о регистрации права собственности в Едином государственном реестра прав на недвижимое имущество (ином уполномоченном органе), а равно о иных правах на пользование помещением, в том числе о его площади, количестве проживающих, зарегистрированных и временно пребывающих;
размер платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги (в т.ч. и размер задолженности);
иные персональные данные необходимые для исполнения договоров.
3. Условия обработки
3.1. Порядок работы с персональными данными Клиентов в Управляющей
компании регламентирован действующим законодательством Российской Федерации,
внутренними документами Управляющей компании и осуществляется с соблюдением
строго определенных правил и условий.
3.2. Обработка персональных данных в Управляющей компании осуществляется
путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления,
изменения), использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания,
блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения
соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов,
соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных
данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых
обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный
(автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки персональных данных.
3.3. Согласие на обработку персональных данных не требуется, поскольку
обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из
сторон которого является субъект персональных данных - Клиент. Передача
персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с
действующим законодательством, в том числе с использованием защищенных
телекоммуникационных каналов связи.
3.4. Управляющая компания не осуществляет трансграничную передачу
персональных данных Клиентов.
3.5. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов,
определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных
данных, Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-
ФЗ от 22.10.2004 г., сроком исковой давности, а также иными требованиями
законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат
уничтожению.
3.6. С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных
системах персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним,
уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления,
распространения, а также от иных неправомерных действий с ними Управляющей
компанией применяются организационные и технические меры.
Генеральный директор ОАО «Орелжилэксплуатация» утверждает перечень сотрудников Управляющей компании, имеющих доступ к персональным данным Клиентов.
Персональные данные на бумажных носителях хранятся в служебных помещениях Управляющей компании в условиях, исключающих ознакомление лиц, не имеющих допуска к работе с персональными данными Клиента. Вынос персональных данных за пределы служебных помещений, а равно их передача третьим лицам запрещена.
3.9. Персональные данные Клиентов хранятся в электронном виде в локальной
компьютерной сети Управляющей компании, в электронных папках и файлах в
персональных компьютерах сотрудников, допущенных к обработке персональных данных
Клиентов и защищенных индивидуальным паролем. Передача, а равно разглашение
пароля доступа к персональному компьютеру сотрудника управляющей компании не
допускается.
4. Основные мероприятия по обеспечению безопасности обработки персональных данных
4.1 . Управляющая компания обязана при обработке персональных данных Клиентов принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий
4.2. Для эффективной защиты персональных данных Клиентов необходимо:
4.2.1. соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных
Клиентов;
применять технические средства охраны, сигнализации;
заключить со всеми сотрудниками, связанными с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиента, Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента;
4.2.4. привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в
нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных
Клиента.
Допуск к персональным данным Клиентов сотрудников Управляющей компании, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
Документы, содержащие персональные данные Клиентов, хранятся в помещениях Управляющей компании, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
4.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные
данные Клиентов, обеспечивается:
использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Клиентов;
системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Клиентов.
4.6. Копировать и делать выписки персональных данных Клиента разрешается
исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя
5. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные
5.1. При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его
законного представителя) или получении запроса Управляющая компания безвозмездно
предоставляет в течение 30 дней с даты получения запроса или обращения персональные
данные, относящиеся к субъекту персональных данных, в доступной форме,
исключающей предоставление персональных данных, относящихся к другим субъектам
персональных данных.
5.2. Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным
субъектов персональных данных только, если они наделены необходимыми
полномочиями в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо на
основании договоров с Управляющей компанией, заключенных в связи с требованиями
законодательства Российской Федерации.
Основанием для сотрудника Управляющей компании в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служит резолюция директора организации на соответствующем запросе либо факт подписания соглашения (договора) об информационном обмене.
В соглашение (договор) об информационном обмене включается условие о неразглашении сведений, составляющих персональные данные субъектов, а также служебной информации, ставшей известной в ходе выполнения работ, если для их выполнения предусмотрено использование таких сведений.
5.3. При передаче персональных данных субъектов Управляющая компания и
уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:
- не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия
субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения
угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным
законодательством;
предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
не отвечают на вопросы, связанные с предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса);
- ведут учет передачи персональных данных субъектов по поступившим в
Компанию запросам субъектов.
8.4. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных
данных Клиентов распространяются на все носители информации, как на бумажные, так и
на автоматизированные.
8.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случае
обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных,
если иное не определено законом.
9. Ответственность за нарушение требований, регулирующих получение,
обработку и хранение персональных данных.
Должностные лица Управляющей компании, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
10. Заключительные положения
10.1. Настоящее Политика вступает в силу с момента ее утверждения генеральным
директором Управляющей компании.
10.2. Настоящее Политика подлежит корректировке в случае изменения
законодательства Российской Федерации, регулирующих органов в области защиты
персональных данных, внутренних документов Управляющей компании в области защиты
конфиденциальной информации. При внесении изменений в заголовке Политики
указывается номер версии и дата последнего обновления редакции. Новая редакция
Политики вступает в силу с момента ее утверждения генеральным директором
Управляющей компании и размещения на сайте Управляющей компании.
В случае изменения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных, нормы Политики, противоречащие законодательству, не применяются до приведения их в соответствие.
Действующая редакция Политики хранится в ОАО «Орелжилэксплуатация» по адресу: г. Орел, ул. Московская 155а